A implementação de processos e ferramentas para lidar com a segurança de dados pode ser realizada por meio de diversas técnicas, incluindo controles administrativos, melhorias na segurança física, controles lógicos, padrões organizacionais e outras práticas de proteção que limitam o acesso do usuário de acordo com seu perfil e impedem o acesso não autorizado. Além disso, esses processos frequentemente abordam a possibilidade de os dados serem comprometidos, com políticas de backup e restauração de informações.
Os escritórios de contabilidade, em um processo constante de modernização, têm voltado sua atenção para este tema. E é sobre isso que vamos ajudá-lo a refletir neste artigo.
A importância da segurança de dados em escritórios de contabilidade
Todas as empresas atualmente lidam com dados confidenciais em algum grau. Desde gigantes bancários que manipulam volumes massivos de informações pessoais e financeiras até microempresas que armazenam os dados de contato de seus clientes em um telefone celular, os dados estão em jogo.
Recentemente, o Brasil aprovou a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) que, em poucas palavras, é uma legislação para regular e fiscalizar o uso de informações pessoais pelas empresas. Uma série de regras deve ser seguida por todos os negócios que lidam com os dados de seus clientes. Esta é uma grande razão para os contadores se preocuparem com a segurança dos dados de seus clientes.
O principal objetivo da segurança de dados é proteger as informações (texto, imagem, áudio e vídeo) que uma organização coleta, armazena, cria, recebe ou transmite. A adequação de como isso é feito e o cumprimento da legislação também são aspectos muito importantes.
E, no final das contas, não importa qual dispositivo, tecnologia ou processo é usado para gerenciar, armazenar ou coletar dados - a principal preocupação é que eles devem ser protegidos. Violações de dados podem resultar em litígios e multas enormes, sem mencionar os danos à reputação da marca que permitiu que isso acontecesse.
E essa preocupação se torna ainda mais relevante quando observamos o volume de violações de dados atualmente. De acordo com um estudo global conduzido pela Online Trust Alliance (OTA), os ciberataques causaram perdas de mais de 45 bilhões de dólares em 2018.
Como proteger os dados do seu escritório de contabilidade
Tendo visualizado o desafio, é hora de apresentar algumas excelentes dicas para você proteger os dados do seu escritório de contabilidade. Confira abaixo!
Trabalhe apenas com aplicativos licenciados
A facilidade com que o software é desenvolvido e implementado hoje, juntamente com a redução de preços dos últimos anos, não permite mais o uso de ferramentas não licenciadas. Em outras palavras, não há mais desculpas para instalar um sistema 'informal' e usá-lo sem contrato, sem suporte e sem respeito pelos direitos legais do fabricante.
Outro argumento forte nesse sentido é que software licenciado vem com garantias de manutenção e recebe atualizações periódicas para corrigir vulnerabilidades. Como resultado, as chances de tornar os dados que circulam no sistema suscetíveis a fraude diminuem drasticamente.
Aproveite a conveniência e a segurança da nuvem
A computação em nuvem democratizou o acesso a infraestruturas de TI. O que muitos escritórios de contabilidade não sabem é que ela oferece camadas adicionais de proteção de dados. Isso porque o provedor de software como serviço (SaaS) possui a tecnologia e o pessoal qualificado para monitorar os dados e fazer as modificações necessárias para lidar com a evolução das ameaças.
Ao montar uma infraestrutura em nuvem, ou simplesmente usar sistemas como serviço, além de reduzir os custos de TI, o escritório também pode ter a garantia de que os dados do negócio, e de seus clientes, estarão mais protegidos e monitorados o tempo todo.
Desenvolva uma estratégia de gestão proativa
Apenas o fato de mudar o mindset em relação aos dados já é um grande passo. O ideal é deslocar o foco da resolução de problemas para a compreensão dos riscos.
Apenas para ilustrar: uma boa estratégia de segurança de dados deve incluir controle de acesso a documentos e outros arquivos que contenham informações sensíveis. Isso deve ser alcançado por meio da integração de sistemas e métodos de autenticação para que indivíduos autorizados usem os sistemas, visualizem e modifiquem informações.
Assim, conhecendo onde estão os pontos fracos, é possível fazer uma gestão proativa; prevenir e proteger os dados. É importante enfatizar que isso é muito mais barato do que tentar recuperar perdas após a ocorrência de uma fraude.
Busque ajuda especializada
Sabemos que o core business de um escritório de contabilidade não são projetos de tecnologia. Contar com um provedor especializado para estruturar e gerenciar estratégias de segurança de dados é uma ótima escolha.
Isso pode ser feito para projetos específicos ou na forma de terceirização, ou seja, terceirizar certas rotinas ou até mesmo toda a operação de segurança de TI.
Uma empresa especializada em proteção de dados pode criar um plano de gestão proativo; também pode implementar ferramentas e rotinas de backup, monitoramento e outras, que aprimorarão as capacidades tecnológicas e proporcionarão tranquilidade para que sua equipe possa focar exclusivamente em fornecer o melhor serviço aos clientes.
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Como está a segurança de dados no seu escritório de contabilidade? Gostou das dicas que fornecemos neste texto? Entre em contato conosco e veja como podemos ajudá-lo a estruturar uma estratégia para garantir segurança total!